Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc
O Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc foi implantado na Administração Central do CPS em julho de 2018 e nas Unidades de Ensino em novembro do mesmo ano, visando informatizar e promover a gestão arquivística de documentos físicos, desde a sua produção até a sua destinação final. Isso significa, que o SPdoc apenas registra os dados descritivos do documento (em suporte papel), além de registrar as diversas movimentações de juntadas, inclusões, tramitações até o registro de encerramento, que permiti identificar a destinação final: eliminação ou guarda permanente, ou seja, o SPdoc não armazena o conteúdo de cada documento, apenas o registro de cada ação, permitindo a rastreabilidade.
Conforme estabelecido pelo Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo, o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP, de forma centralizada e integrada, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos, processos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
Sendo assim, os processos físicos ou de sistemas de processo administrativo legados (SPdoc e SP Sem Papel), cujo objeto seja a formalização ou a celebração dos instrumentos a que aludem o “caput” e § 1º do artigo 5° do Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, deverão ser digitalizados ou transferidos para o SEI/SP, conforme instruções normativas disponíveis no Portal do SEI/SP.
Os servidores públicos acessam o SPdoc para realizarem seus procedimentos de gestão documental e o público externo acessa o SPdoc Cidadão > Consulta de Protocolo para localizar os documentos cadastrados no SPdoc pelo CPS, mediante o protocolo entregue pela unidade com atribuição de Protocolo do CPS.
O Manual de Operação do SPdoc está disponível no site do próprio Sistema, basta o usuário devidamente cadastrado se logar com o seu CPF e senha, clicar em “Ajuda” à “Manual”. O manual deve ser lido atentamente para a correta produção e tramitação dos documentos físicos de arquivo do CPS, em conformidade com os dispositivos legais que regem o SPdoc.
Conforme estabelecido pelo Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, fica instituído, no âmbito da Administração Pública do Estado de São Paulo, o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP, de forma centralizada e integrada, com vistas à produção, gestão, tramitação, armazenamento, preservação, segurança e acesso a documentos, processos e informações arquivísticas em ambiente digital de gestão documental.
Sendo assim, os processos físicos ou de sistemas de processo administrativo legados (SPdoc e SP Sem Papel), cujo objeto seja a formalização ou a celebração dos instrumentos a que aludem o “caput” e § 1º do artigo 5° do Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, deverão ser digitalizados ou transferidos para o SEI/SP, conforme instruções normativas disponíveis no Portal do SEI/SP, em especial as Orientações para a transição ao SEI/SP e a Cartilha de Orientação para Transição de documentos digitais para o Sistema SEI/SP.
Portanto, o SPdoc ficará ativo apenas para registrar os procedimentos cabíveis (encerramento de volume físico e encerramento de documento) e consulta dos documentos físicos, registrados desde a implantação do SPdoc no CPS.
O cadastro de novo usuário no SPdoc só será autorizado mediante requerimento do Superior Imediato da Unidade Administrativa e/ou da Unidade de Ensino (Diretor de Unidade ou Diretores de Serviços Acadêmico e Administrativo), indicando a necessidade de uso do sistema para registrar o encerramento de volume físico visando a continuidade no ambiente digital, encerramento do documento e/ou pesquisa dos documentos físicos (legados). Para isso deverá encaminhar os seguintes dados do servidor (usuário) à CADA (cada@cps.sp.gov.br):
- Nome Completo;
- CPF: 000.000.000-00;
- Cargo: Professor de Ensino Médio e Técnico (como exemplo);
- Função de Confiança: Coordenador de Projetos ou ATA I, II, III ou Diretor de Serviços Adm/Acad ou Diretor de Escola Técnica ou Diretor de Fatec etc. (como exemplos);
- E-mail pessoal institucional: nome.sobrenome@cps/etec/fatec/posgraduacao.sp.gov.br
- Unidade Administrativa de lotação: Etec/ Fatec xxx – Dir de serviço Adm/Acad ou Diretoria ou Biblioteca etc;.
O cadastramento será realizado pela equipe de atendimento do SPdoc, do Arquivo Público do Estado de São Paulo, portanto, favor, aguardar o retorno de confirmação de cadastro.
Cabe ao Superior Imediato da Unidade Administrativa e/ou da Unidade de Ensino (Diretor de Unidade ou Diretores de Serviços Acadêmico e Administrativo) contatar a CADA (cada@cps.sp.gov.br) para solicitar a desativação do usuário nas seguintes situações:
- afastamento;
- servidor requisitado por outros órgãos;
- cessação do vínculo com o CPS;
- aposentadoria do servidor;
- usuário especial desligado de função na instituição.
Nessas situações, o Superior imediato deverá informar o nome completo, CPF, Unidade Administrativa de lotação do servidor, além do documento comprobatório emitido por autoridade que ateste uma das situações acima (anexar documento que ateste o falecimento ou cópia do ato publicado em D.O. ou documento que comprove o ato).
A desativação será realizada pela equipe de atendimento do SPdoc, do Arquivo Público do Estado de São Paulo, mediante o encaminhamento das informações solicitadas acima.
| Tipo normativo | Número | Data | Ementa | Link |
| Decreto | 55.479 | 25/02/2010 | Institui, na Casa Civil, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc e dá providências correlatas. | Clique aqui |
| Decreto | 56.260 | 06/10/2010 | Altera o Decreto nº 55.479, de 25 de fevereiro de 2010, que institui, na Casa Civil, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações –SPdoc e dá providências correlatas. | Clique aqui |
| Resolução | CC-43 | 06/10/2010 | Aprova o Regimento Interno do Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, instituído pelo Dec. 55479-2010. | Clique aqui |
| Resolução | CC-19 | 19/04/2011 | Define critérios para a implementação gradual e progressiva do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc nos órgãos da Administração Direta do Poder Executivo. | Clique aqui |
| Decreto | 60.132 | 07/02/2014 | Dá nova redação a dispositivo do Decreto nº 55.479, de 25 de fevereiro de 2010, que institui, na Casa Civil, Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc e dá providências correlatas. | Clique aqui |
| Decreto | 63.936 | 17/12/2018 | Dispõe sobre a administração, operação e implantação progressiva do Sistema SPdoc e dá providências correlatas | Clique aqui |
Dúvidas sobre o uso do SPdoc deverão ser encaminhadas para o e-mail: cada@cps.sp.gov.br.
Para mais informações acesse: APESP – Arquivo Público do Estado de São Paulo :: Gestão Documental :: Sistema de Arquivos :: Sistema Informatizado – SPdoc :: (arquivoestado.sp.gov.br)
