A gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, classificação, avaliação, tramitação, uso, arquivamento e reprodução, que assegura a racionalização e a eficiência dos arquivos. Com a gestão documental é possível assegurar e agilizar o acesso à informação e preservar os documentos que integram o patrimônio documental do Estado.

A gestão documental é um dever dos órgãos da Administração Pública Estadual, servindo como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico. Para tanto, a gestão documental lança mão de três instrumentos fundamentais denominados Planos de Classificação (PC), Tabelas de Temporalidade de Documentos (TTD) e os Sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos (SPdoc e SP Sem Papel).

• Simplificação e racionalização dos procedimentos de gestão dos documentos;
• Eliminação criteriosa dos documentos desprovidos de valor que justifiquem sua guarda;
• Garantia de acesso às informações e documentos públicos;
• Agilidade no processo de tomada de decisões;
• Maior qualidade e produtividade ao serviço público;
• Preservação do patrimônio documental do Governo do Estado de São Paulo;
• Transparência das ações administrativas;
• Eficiência no planejamento, execução, controle e avaliação das ações governamentais.

Diariamente, o Centro Paula Souza produz e recebe volumes expressivos de documentos que se acumulam, ano após ano. Organizar essa massa documental acumulada, definir normas e procedimentos que regulem a produção, a tramitação e a organização de documentos públicos, bem como avaliar quais documentos podem ser eliminados e quais devem ser preservados são atividades técnicas que integram uma política de gestão documental.

O documento público, considerado documento de arquivo, é aquele produzido, recebido e acumulado pelos órgãos e pelas entidades, conservado com o objetivo de informar ou dar prova de um ato a uma organização ou pessoa, no contexto de suas obrigações legais ou na realização de suas atividades. É importante notar que essas tarefas estão postas para todos aqueles que trabalham com esses documentos, ou seja, todos os agentes públicos.

Com finalidade de auxiliar os servidores a entenderem os conceitos das espécies documentais produzidas por esta Autarquia e, com isso, utilizarem os modelos de documentos adequados disponíveis no Programa SP Sem Papel, bem como proporcionar aos servidores entendimento dos termos técnicos arquivísticos mencionados nos documentos e instrumentos de gestão documental, sugerimos a consulta dos glossários disponíveis abaixo:

A gestão documental conta com uma série de instrumentos ou ferramentas que apoiam suas atividades. São eles:

É nos protocolos que se inicia a gestão documental dos documentos físicos. Para garantir que os documentos públicos cumpram as finalidades administrativas e legais para as quais são produzidos, faz-se necessário aplicar normas e procedimentos que assegurem o seu efetivo controle desde a sua origem até a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente.

Para garantir a padronização dos procedimentos entre os protocolos dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, o Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais, do Departamento de Gestão do SAESP elaborou o Manual de Normas e Procedimentos de Protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo, oficializado pelo Decreto nº 60.334, de 03 de abril de 2014.

Seguem as atividades que foram normatizadas em relação aos documentos em suporte físico:

• Recebimento
• Registro
• Abertura de Expediente
• Autuação de Processo
• Encerramento e Abertura de Volume
• Tramitação
• Expedição
• Juntada
• Desentranhamento
• Apensamento
• Desapensamento
• Incorporação
• Encerramento de Documento
• Reconstituição
• Regularização de Cadastro
• Consulta
• Pedido de Vista
• Reativação

O Arquivo Público do Estado, na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo – SAESP, tem a competência de formular e implementar a política estadual de arquivos e exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do suporte em que a informação está registrada.

A preocupação com a gestão e preservação de documentos digitais motivou a instituição, em 2008, de Grupo de Trabalho coordenado pelo Arquivo Público do Estado (Resolução CC n.19/2008) a fim de promover estudos e propor as diretrizes e os procedimentos necessários à integração dos documentos arquivísticos digitais na política estadual de gestão de documentos.

Esse trabalho deu origem à Instrução Normativa APE/SAESP-1, de 10-3-2009 que estabelece diretriz e define procedimentos para a gestão, a preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da Administração Pública Estadual Direta e Indireta e orientou o aprimoramento do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, sistema de gerenciamento de documentos convencionais (físicos) e híbridos, desenvolvido pela Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo – PRODESP.

Ao longo do ano de 2017, o Arquivo Público integrou novo Grupo de Trabalho a fim de analisar sistemas de produção e gestão de documentos nato-digitais. Em decorrência dos estudos e análises realizadas pelo grupo, o Governo do Estado de São Paulo optou pelo SIGADoc, um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 2ª Região (TRF-2) para integrar o Programa SP Sem Papel, instituído pelo Decreto n. 64.355, de 31 de julho de 2019 e implantado no CPS no primeiro semestre de 2020.

Embora o SP Sem Papel seja um sistema de produção de documentos nato-digitais, o Governo do Estado de São Paulo formalizou, dia 22 de maço de 2023, conforme noticiário disponível no site da Prodesp, a assinatura do Acordo de Cooperação Técnica com o Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para adesão ao Sistema Eletrônico de Informações (SEI), ferramenta utilizada pelo Governo Federal na gestão digital de documentos e processos. A iniciativa é coordenada pela Secretaria de Gestão e Governo Digital, com operação da Prodesp – Empresa de Tecnologia do Governo.

A nova ferramenta digital substituiu o SP Sem Papel no Centro Paula Souza, dia 12 de junho de 2023, conforme estabelecido pelo Decreto n° 67.641, de 10 de abril de 2023, que dispõe sobre o uso de meio eletrônico para a formalização de processo administrativo no âmbito da Administração Pública estadual e institui o Sistema Eletrônico de Informações do Estado de São Paulo – SEI/SP, revogando as normativas que tratam sobre a produção e tramitação de documentos no SPdoc e no SP Sem Papel (SPSP), portanto, muitas funcionalidades do SPdoc, assim como do SPSP foram desativados para evitar a produção de documentos nos sistemas legados, permanecendo disponíveis somente as funcionalidades que visam a transição dos documentos para o novo sistema, encerramento e consulta de documentos.

Desse modo, o Arquivo Público do Estado busca assegurar que os documentos produzidos no exercício das funções e atividades dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, independentemente do seu suporte, sejam preservados pelos prazos adequados e tenham a destinação definida nas Tabelas de Temporalidades de Documentos.

Para mais informações, favor acessar o menu de cada Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SPdoc, SP Sem Papel e SEI).